Fichaje digital obligatorio 2026 en hostelería: qué cambia y cómo prepararte

Se habla mucho del "fichaje digital obligatorio 2026", y circula bastante ruido. Vamos a separar lo que ya es ley de lo que todavía está por aprobarse, sin alarmismos, para que sepas exactamente qué tienes que hacer en tu restaurante.

Si tienes un bar, un restaurante o un grupo de locales, seguramente has oído que en 2026 llega una nueva obligación de fichar de forma digital y que el Excel y el papel dejan de valer. Es verdad a medias, y la diferencia importa mucho para no tomar decisiones precipitadas ni quedarte de brazos cruzados.

Aquí va lo que de verdad sabemos a día de hoy.

Lo que YA es obligatorio (desde 2019)

Esto no es nuevo ni está en debate: desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores. Hora de entrada, hora de salida, todos los días, para cada empleado.

La hostelería es uno de los sectores donde más se incumple, y donde la Inspección de Trabajo más mira. El registro ya es obligatorio. Lo que la ley de 2019 no especificó fue cómo tenía que hacerse: dejó la puerta abierta a registros en papel, en Excel o digitales.

Lo que está EN CAMINO (pero aún no aprobado)

Aquí está la parte que genera titulares. El Gobierno está tramitando un nuevo Real Decreto que haría obligatorio el fichaje exclusivamente digital. La tramitación urgente se aprobó en el Consejo de Ministros en septiembre de 2025.

Pero —y esto es clave— a fecha de hoy todavía no se ha publicado en el BOE, así que no es ley aún. De hecho, el camino se ha complicado:

• En marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable al anteproyecto, señalando que no se había evaluado bien el impacto económico para las pymes y que faltaban garantías de protección de datos.
• En abril de 2026 se propuso dar un año de plazo a las pymes para adaptarse, una vez se apruebe.
• Hay quien apunta a que la entrada en vigor real podría retrasarse incluso a 2027.

Qué exigiría la nueva norma (según el borrador)

Si finalmente se aprueba tal y como está planteada, el fichaje tendría que ser:

• Digital, no en papel ni Excel. Solo sistemas electrónicos trazables.
• Inalterable: cualquier corrección debe quedar registrada (quién, cuándo, por qué).
• Accesible para la Inspección en remoto.
• Conservado durante 4 años.

Y el endurecimiento que más se ha comentado: las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado, con cuantías de hasta 10.000€ según gravedad, en lugar de una multa única por empresa.

Entonces, ¿qué hago con mi restaurante?

La respuesta sensata no es ni el pánico ni la pasividad. Es la anticipación tranquila. Te explicamos por qué.

Aunque la nueva norma todavía no esté en el BOE, la dirección es clarísima: el futuro del registro horario es digital, inalterable y trazable. Y mientras tanto, la obligación de 2019 ya está vigente y la Inspección ya actúa. Adelantarte tiene tres ventajas:

• Cumples ya con lo que es obligatorio hoy (el registro de 2019), con un sistema sólido.
• Cuando llegue la nueva norma, no tienes que correr. Si tu sistema ya es digital e inalterable, no harás cambios de última hora.
• Ganas orden de paso: un buen fichaje digital es la base para controlar horas extra, cuadrar turnos y ver cuánto te cuesta de verdad el personal.

Qué tiene que tener tu sistema de fichaje

Si vas a dar el paso al digital (ahora o cuando llegue la norma), asegúrate de que cumpla lo que la nueva normativa va a pedir, para no cambiar dos veces:

• Fichaje desde el móvil del empleado (en hostelería, es lo más práctico).
• Registros inalterables, con historial de cualquier corrección.
• Exportación a PDF y conservación durante 4 años.
• Que entienda la hostelería: turnos partidos, festivos, nocturnidad.

Oridis cumple estos cuatro puntos hoy. Los fichajes son inmutables (cualquier corrección queda como anotación con autor, fecha y motivo), se exportan a PDF y se conservan los 4 años que exige la normativa. Y está pensado para cómo trabaja de verdad un restaurante.

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La información sobre la normativa en tramitación está actualizada a mayo de 2026 y puede cambiar; el nuevo Real Decreto de registro horario digital no estaba publicado en el BOE en esa fecha. Para decisiones concretas, consulta con tu asesoría laboral y verifica las fuentes oficiales (BOE, Ministerio de Trabajo, Inspección de Trabajo y Seguridad Social).